Как внести изменения в штатное расписание? Приказ о внесении изменений при увеличении оклада. Штатное расписание помогает планировать работу и регулировать кадровые изменения. В нашей статье мы расскажем, как часто составляют штатное расписание. Также вы узнаете, как можно делать его и когда нужно менять в организации. Кроме того, вы прочитаете, когда оно утверждается?

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

Например, приказ о выводе (исключении) из штатного расписания должности должен содержать в себе:

  • наименование организации;
  • суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
  • с какого числа вступают в силу данные корректировки;
  • кто будет контролировать исполнение данного приказа.
  • На данной важной бумаге будут необходимы подписи директора и главного бухгалтера.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

Вверху данного документа должен фигурировать один из следующих вариантов, который наиболее подходит в конкретном случае: “Приказ о внесении изменений в штатное расписание”, “Приказ об оптимизации штатного расписания”.

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию. Приказ необходимо подписать директору, либо уполномоченному лицу.

После того, как приказ будет издан, необходимо предоставить его для подписей тем лицам, к которым относятся эти изменения.

Кроме того оформляется Дополнение к штатному расписанию на отдельном бланке в виде приложения. Оно должно содержать в себе также наименование структурного подразделения, должность и оклад. Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Как часто нужно менять?

Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде.

Каждый новый вариант штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно составляющий 1 год.

При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения.

Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода. Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз.

Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр.

Какие могут быть корректировки?


Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

  1. Переименование должности или отдела.
  2. Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

    Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

    Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

    Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

  3. Увеличение или уменьшение оклада.
  4. Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

    Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

    Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.

  5. Введение новой должности.
  6. При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

    Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

  7. Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.
  8. Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

    При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

    В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

    Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

Как уведомлять работников?

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при приеме на работу, так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.

Как часто утверждается штатное расписание при изменении законодательства

В этом случае все также зависит от значительности изменений. Изменение названия одной или нескольких должностей из-за введения в действие нового общегосударственного классификатора профессий не несет за собой необходимости утверждения нового штатного расписания. А увеличение размера МРОТ может стать причиной для создания нового локального акта по структуре персонала, в том случае, когда в организации большое количество работников имеет базовые (должностные) оклады в размере минимальной оплаты труда.

Причиной для замены старого штатного расписания могут быть и результаты специальной оценки рабочих мест.

Например, по отчету комиссии СОУТ в компании выявлены рабочие места с высоким влиянием негативных факторов на организм человека.

В таких случаях, кроме обязательных мер по защите работников, персоналу также устанавливают специальные надбавки, что является изменением структуры оплаты труда. В этом случае необходимо заменить действующее штатное расписание и внести в новый документ информацию об изменении оплаты труда отдельным работникам.

Как часто делают штатное расписание

Фото 2

Впервые этот внутренний документ составляется в компании при организации деятельности и найме первых сотрудников. По мере необходимости в штатное расписание либо вносят изменения, либо создают новый документ. Частота замены такого локального нормативного акта зависит от нескольких причин:

  • законодательные изменения;
  • финансовое положение компании;
  • планирование деятельности;
  • размер фирмы;
  • количество внесенных изменений;
  • результаты СОУТ;
  • ошибки при составлении;
  • замечания контролирующих органов.

В локальных нормативных актах компании, регулирующих трудовые взаимоотношения, можно обозначить, как часто утверждать новое штатное расписание, обоснования внеплановых замен этого документа и процедуру создания и введения в действие нового расписания.

При незначительных изменениях штатное расписание можно не заменять новым документом, а издать распоряжение о замене отдельных позиций в нем.

Например, переименование одной группы должностей, либо изменение составной части заработной платы двум работникам не будет служить причиной для внеплановой замены одного расписания другим. В такой ситуации достаточно приказа о внесении изменений в действующий документ.

Вместе с тем, если незначительных изменений внесено несколько, а текущая структура наемного персонала уже мало похожа на утвержденное штатное расписание, замена его новым локальным актом необходима.

Частота утверждения штатного расписания также зависит от размеров компании. В небольших фирмах, с количеством сотрудников в пределах 10-15 человек, структура персонала не меняется годами. Поэтому в малом бизнесе достаточно утвердить этот локальный акт на два — три года, а затем заменить его новым.

Крупные корпорации с большим количеством сотрудников чаще подвержены изменению структуры кадров, слиянию или выделению новых направлений в деятельности, расширению рынков сбыта продукции и услуг. Поэтому в них штатное расписание утверждают ежегодно.

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду. Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?


Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК). Инструкция формирует порядок этого процесса.

Чтобы произвести увольнение работника по всем правилам, нужно действовать, согласно законодательству:

  1. сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
  2. сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
  3. если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
  4. государственные органы должны быть поставлены в известность;
  5. профсоюзы должны дать свое согласие;
  6. все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.

Какой нормативный акт регулирует этот вопрос?

Есть один законодательный акт, в котором встречается словосочетание «штатное расписание» – это ст. 57 ТК РФ.

В этой статье разъяснено, что должность работника или его специальность с конкретизацией квалификационного уровня в трудовом договоре и в штатном расписании должны быть идентичными.

Те же требования указаны и в письме Роструда от № ПГ/13229-6-1.

Однако ни в одном законодательном акте не указано, как часто составляют штатное расписание. Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.

Нужно ли менять, если изменений не было?

Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.

В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.

Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам.

Скачать приказ о введении нового штатного расписания

Вопрос не только в величине окладов, еще имеет значение изменение наименования самих единиц персонала, которые не могут быть придуманы и произвольно сформулированы, а их точное наименование подбирают по единому квалификационному справочнику (ЕКС).

При введении новых должностей или замены ранее включенных в штат иными также необходимо обновление это важного внутреннего документа.

Как часто можно менять штатное расписание?

Фото 3


В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

  • Формирование нового расписания штата.
  • Старое расписание берут за основу и формируют другое, внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

  • В расписание штата вносятся поправки.
  • Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель. В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.

Как часто менять штатное расписание

Руководство любого предприятия самостоятельно решает, с какой периодичностью необходимо издавать новый локальный нормативный акт, регулирующий структуру персонала и размер заработной платы. В небольших фирмах такой документ полностью актуализируют раз в несколько лет. Крупные компании, госконторы и образовательные учреждения утверждают штатное расписание ежегодно.

Штатное расписание должно полностью соответствовать фактической структуре персонала и фонда оплаты труда.

По мере необходимости вносить незначительные поправки можно и в действующий документ, издавая каждый раз распоряжение (приказ) руководителя или уполномоченного им должностного лица, например, заместителя, курирующего кадровые вопросы.

Замену действующего штатного расписания новым локальным нормативным актом можно запланировать.

Такое плановое переутверждение этого документа и порядок действий по составлению нового локального нормативного акта можно внести в политику управления наемным персоналом компании.

Вместе с тем, по ряду причин как внешнего, так и внутреннего характера периодически приходится изменять штатное расписание вне плана.

Например, в организации меняют расписание один раз в два года. Но в середине этого периода появилась возможность расширить торговую сеть и открыть несколько магазинов в соседнем регионе. Понятно, что масштабное увеличение сферы деятельности приводит и к необходимости в наборе дополнительного персонала и, возможно, появлению новых структурных подразделений.

В этой ситуации внести изменения в действующее штатное расписание нельзя. Нужно составить и утвердить новый документ.

Вопросы и ответы

надо ли каждый год менять штатное расписание,а если оно изменяется то как это проходит,если какие то нормативные документы

Эксперт:

 Екатерина! 

Нет, на каждый год вносить изменения в штатное расписание не нужно. Нормативных актов, обязывающих это делать не существует. 

Изменения в штатное расписание вносятся только тогда, когда такие изменения у организации есть фактически. Т.е. — изменение количества штатных единиц, их окладов, исключение или дополнение должностей, изменение окладов  и  т.п.). 

Если есть необходимость изменения штатного расписания, то это делается путем издания руководителем организации соответствующего приказа. К приказу прилагается новая редакция штатного расписания. Важно указать также дату утверждения и период, с которого новое ШР будет действовать. 

С приказом необходимо ознакомить работников под подпись. 

Уважаемые юристы! В организации с 01.12.2014 внесены изменения в штатное расписание: одна должность заменяется другой, менее оплачиваемой. Приказ вышел 08.12.2014, заранее в письменном виде сотрудника, которого коснутся данные изменения, не предупредили. Должны ли были его предупредить за 2 месяца? Какую дату в таком случае сотрудник должен указать в заявлении о приеме на работу по новой должности (правомерно ли написать "Прошу принять меня по должности N с 16.02.2015", если отсчитать 2 месяца с даты ознакомления приказа под подпись (допустим, она 16.12.2014)?

Эксперт:

Виктория!

В соответствии со ст. 74 ТК РФ:

В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Таким образом, должны были предупредить за 2 месяца. 2 месяца будут исчисляться с даты ознакомления, так допустимо указать в приказе.

С уважением, Надежда.

Организация вносит изменения в штатное расписание, моя должность будет переименована! и уменьшен оклад! Уведомление мне дали за 2 месяца. Должна ли я писать какие-то заявления? (требуют написать заявление о переходе на другую должность???) Или кадры должны написать приказ, а я только ознакомиться? Ссылаются на ст.74 ТК РФ. Насколько это переименование законно? Условия труда и обязанности не меняются, только оклад уменьшается.

Эксперт:

Юлия!

Организация вносит изменения в штатное расписание, моя должность будет переименована! и уменьшен оклад! Уведомление мне дали за 2 месяца. Должна ли я писать какие-то заявления? (требуют написать заявление о переходе на другую должность???) Или кадры должны написать приказ, а я только ознакомиться? Ссылаются на ст.74 ТК РФ. Насколько это переименование законно? Условия труда и обязанности не меняются, только оклад уменьшается.
Юлия

Вам нужно написать заявление о согласии работать в режиме неполного времени или об отказе. Если откажитесь, то уволят по сокращению штата с сохранением соответсвующих гарантий и компенсаций: выходное пособие в размере среднемесячного заработка+ еже один среднемесячный заработок, если в течение месяца после увольнения работу не найдете.

Ст. 74 ТК РФ

Если работник отказывается от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, то трудовой договор расторгается в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 настоящего Кодекса. При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации.

Я юрист-консультант сайта. Чем я могу вам помочь?

Отправлено в 22:00

моя консультация бесплатна, задавайте вопросы

Отправлено в 22:00

Сегодня в 16:30 мой руководитель сообщил мне, что с 1 июля 2016 года меняется штатное расписание и мою ставку переводят в другой филиал, который находится в другом населенном пункте (40 км от моего места жительства). Я мать-одиночка, ребенку 10 лет, алименты и пособие на ребенка не получаю. Правомерны ли действия моего руководства. Должны ли были меня предупредить заранее, а не накануне. Мне дали время подумать до завтра: или по собственному или перевод. Очень надеюсь на вашу помощь. Заранее благодарна. Если возможно, то напишите, мне неудобно разговаривать

Эксперт:

Ольга. Ст. 74 Трудового кодекса РФ Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда гласит:

В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 настоящего Кодекса.

А также в ст. 261 ТК РФ прописано:

Расторжение трудового договора с женщиной, имеющей ребенка в возрасте до трех лет, с одинокой матерью, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или малолетнего ребенка — ребенка в возрасте до четырнадцати лет, с другим лицом, воспитывающим указанных детей без матери, с родителем (иным законным представителем ребенка), являющимся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях, по инициативе работодателя не допускается

Вы можете не писать заявление по собственному желанию, работодатель не имеет права Вас уволить. А также он обязан предложить Вам альтернативу. Если работодатель нарушает Ваши права, Вы можете обратиться в Инспекцию Труда в Вашем регионе (можно через интернет)

Источники

Использованные источники информации.

  • https://bizakon.ru/kadry/vnesenie-izmenenij-v-shtatnoe-raspisanie.html
  • https://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/kak-chasto-sostavlyayut.html
  • https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kak-chasto-utverzhdaetsya-shtatnoe-raspisanie.html
  • https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kak-chasto-mozhno-menyat-shtatnoe-raspisanie.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий